Google ドキュメント

Google ノートブックがメモ的な使い方がされるのに対して、Google ドキュメントはちょっとした資料を作成するのに適しています。戸田覚さんの「Googleドキュメントを仕事に生かす」と言う記事では、オンラインストレージを活用しているユーザーであれば、オンラインストレージ上で全てが完結してしまうので、「ダウンロード」⇒「編集」⇒「アップロード」と言う手順を踏む必要が無いと言うメリットを主張しています。

僕が便利だと感じたのは、たとえば企画のためのメモなど、思いついた情報を記録していく作業だ。出先のカフェなどで、思いついた記録をどんどんメモしておく。ファイルはWeb上にあるので、モバイルノートと会社のパソコンでファイルの同期を取ることを考えなくてよいのだ。

ワープロ機能では、ワードへのファイルの書き出しに対応している。ある程度アイディアがまとまったところで、ワード整形して企画書を作ることもできるわけだ。

表計算機能も同様だ。複雑な関数を使った表を作ることはあまりおすすめしない。一番便利だと思うのは、たとえば旅費や小口現金の精算など。出張先でも気づいたら交通費をまとめておくと、後で手間が省けるだろう。

表計算機能もExcelファイルのインポートとエクスポートに対応しているので、集計表はExcelで作ってインポートし、入力作業を終えたなら、再びExcelに書き出すこともできるわけだ。

Wikiを使えばWebページを作成するイメージで同様のことが可能かも知れませんが、文書作成や表計算と言う特化したツールになっているからこそ、機能が直感的で使いやすいと思います。また、共同編集作業にも使えますので、複数人でデータをまとめたり、地理的に離れた相手に文書を見せたりすることが出来ます。データをWebページとして公開することも出来ますので、不特定多数に対する資料公開にも使用できます。

こういったオンラインストレージでは、データ漏洩に対する対策やデータバックアップの信頼性と言った機能面以外の部分も気になるところですが、いまや世界に名だたる企業となったGoogleのサービスですから、そのあたりも万全を期していますので、他の類似の十分信用出来るのではないでしょうか。